📋 En résumé
- Une lettre de résiliation du mandat de syndic ne suffit pas seule : la décision doit passer par l’assemblée générale des copropriétaires.
- En fin de mandat, il s’agit plutôt d’un non-renouvellement : la copropriété inscrit à l’ordre du jour la désignation d’un nouveau syndic et la date de fin du contrat en cours.
- En résiliation anticipée, il faut un motif sérieux : manquement grave, travaux votés non exécutés, absence de compte bancaire séparé, impayés fournisseurs non traités.
- La résolution se vote à la majorité absolue de l’article 25 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.
- Sur la Côte Basque, préparez la transition avant l’AG pour éviter toute interruption de gestion, notamment dans les résidences balnéaires ou les immeubles anciens du BAB.
Vous cherchez une lettre résiliation mandat syndic parce que votre copropriété souhaite changer de syndic. C’est souvent le premier réflexe : écrire au syndic pour lui annoncer la fin du mandat. En copropriété, la procédure est plus encadrée.
Le courrier sert surtout à demander l’inscription de la question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Il doit être clair, motivé si la rupture est anticipée, et accompagné d’un projet de résolution. Mais la fin du mandat ne devient effective qu’après le vote des copropriétaires.
Cette page vous donne un modèle de lettre prêt à adapter, les cas où l’utiliser, les délais à respecter et les erreurs à éviter. Elle s’adresse aux conseils syndicaux et copropriétaires de la Côte Basque, de Biarritz (64200) à Bayonne (64100), Anglet (64600) et Saint-Jean-de-Luz (64500).
Modèle de lettre de résiliation du mandat de syndic
Le modèle ci-dessous sert à notifier au syndic une demande d’inscription à l’ordre du jour. En pratique, envoyez-le de préférence en lettre recommandée avec accusé de réception, afin de conserver une preuve de la date de réception. Il peut être utilisé par le conseil syndical ou par un copropriétaire qui demande l’inscription d’une résolution à l’ordre du jour.
Adaptez les passages entre crochets. Si vous préparez une fin de mandat, parlez de non-renouvellement. Si vous demandez une résiliation anticipée, gardez uniquement les motifs vérifiables et documentés.
[Nom et prénom / Conseil syndical de la copropriété]
[Adresse]
[Code postal] [Ville]
[Nom du syndic]
[Adresse du syndic]
[Code postal] [Ville]
Objet : demande d'inscription à l'ordre du jour de la fin du mandat de syndic et de la désignation d'un nouveau syndic
Lettre recommandée avec accusé de réception
[Ville], le [date]
Madame, Monsieur,
Nous vous demandons d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale de la copropriété [nom de la résidence], située [adresse complète], les résolutions suivantes :
1. Non-renouvellement du mandat de syndic en cours / résiliation anticipée du contrat de syndic ;
2. Fixation de la date de fin du contrat de syndic actuel ;
3. Désignation d'un nouveau syndic et approbation de son contrat.
Cette demande est formulée conformément aux règles applicables à l'inscription des questions à l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires.
[En cas de fin de mandat]
Le contrat de syndic arrivant à échéance le [date de fin du mandat], nous souhaitons que l'assemblée générale puisse se prononcer sur le non-renouvellement du contrat actuel, la désignation d'un nouveau syndic et les dates de transition.
[En cas de résiliation anticipée]
Cette demande est motivée par les inexécutions suivantes : [décrire précisément les manquements reprochés : travaux votés non exécutés, absence de paiement de prestataires, défaut d'ouverture de compte bancaire séparé, absence de transmission de documents, etc.].
Vous trouverez ci-joint le projet de résolution ainsi que le projet de contrat du syndic candidat.
Nous vous remercions de confirmer par écrit l'inscription de ces questions à l'ordre du jour et l'annexion des pièces nécessaires à la convocation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Signature]
[Nom, qualité : président du conseil syndical / copropriétaire]Projet de résolution à joindre
Résolution n°[x] - Fin du mandat du syndic actuel et désignation d'un nouveau syndic
L'assemblée générale, après avoir pris connaissance du contrat de syndic en cours et du projet de contrat proposé par [nom du nouveau syndic], décide :
- de mettre fin au mandat du syndic actuel, [nom du syndic], à la date du [date] ;
- de désigner [nom du nouveau syndic] comme syndic de la copropriété pour une durée de [durée] ;
- d'approuver le contrat joint à la convocation ;
- de fixer la date de prise d'effet du nouveau contrat au [date], au plus tôt un jour franc après la présente assemblée.
Cette résolution est soumise à la majorité de l'article 25 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.Quand envoyer cette lettre ?
Il existe deux situations très différentes. La lettre n’a pas le même rôle selon que le mandat arrive à son terme ou que la copropriété veut rompre avant l’échéance.
| Situation | Objectif de la lettre | Motif à indiquer | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Fin de mandat | Préparer le non-renouvellement et la désignation d’un nouveau syndic | Pas besoin de faute : le contrat arrive à échéance | Oublier d’inscrire le nouveau contrat à l’ordre du jour |
| Résiliation anticipée | Demander la rupture avant la date prévue au contrat | Manquement suffisamment grave du syndic | Rupture abusive si le dossier est mal justifié |
| Initiative du syndic | Le syndic veut rompre son contrat | Inexécutions graves du syndicat des copropriétaires | Se retrouver sans syndic si aucun remplaçant n’est prêt |
| Changement organisé | Voter un nouveau syndic à la même AG | Comparaison de contrats et date de transition | Mauvaise synchronisation entre ancien et nouveau mandat |
En pratique, la majorité des copropriétés utilisent cette lettre pour organiser un changement en fin de mandat. C’est la voie la plus simple et la moins conflictuelle.
La résiliation anticipée doit rester réservée aux situations graves. Une mauvaise relation ou une perte de confiance ne suffit généralement pas. Il faut pouvoir documenter des faits précis : décisions d’AG non exécutées, défaut de paiement de fournisseurs, absence de compte bancaire séparé, non-transmission répétée de documents.
Ce que dit la loi sur la fin du mandat de syndic
Art. 25 — Loi n°65-557 du 10 juillet 1965
La désignation du syndic et les décisions liées à la fin de son mandat sont votées à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires.
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Son contrat a une durée déterminée, avec une date de début et une date de fin. Selon Service-Public, le mandat est en principe limité à 3 ans maximum, sauf cas particulier lié au promoteur ou au constructeur où la durée est réduite.
En fin de mandat, la copropriété peut décider de ne pas renouveler le syndic. La question doit être inscrite à l’ordre du jour d’une assemblée générale tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat. L’AG doit aussi voter la désignation du nouveau syndic et fixer la date de fin du contrat actuel.
En résiliation anticipée, la procédure est plus stricte. Le conseil syndical peut demander la fin du contrat si les faits reprochés sont suffisamment graves. Service-Public cite notamment l’absence d’exécution de travaux votés, l’absence de paiement de prestataires ou l’absence d’ouverture d’un compte bancaire séparé.
Art. 10 — Décret du 17 mars 1967
Un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Le délai de convocation compte aussi. L’article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit, sauf urgence ou délai plus long dans le règlement de copropriété, une notification de la convocation au moins 21 jours avant la réunion.
Art. 18-2 — Loi n°65-557 du 10 juillet 1965
En cas de changement de syndic, l'ancien syndic doit remettre les fonds, références bancaires, documents et archives au nouveau syndic dans les délais prévus par la loi.
Enfin, l’article 18-2 de la loi de 1965 sécurise la transition. En cas de changement de syndic, l’ancien syndic doit remettre au nouveau syndic les éléments de trésorerie et références bancaires dans les 15 jours suivant la cessation de ses fonctions, puis les documents et archives dans le délai d’un mois. L’état des comptes des copropriétaires et du syndicat doit ensuite être fourni dans les deux mois suivant l’expiration de ce délai d’un mois, après apurement et clôture.
Quelle procédure suivre étape par étape ?
1. Relire le contrat de syndic
Commencez par vérifier la date exacte d’échéance du mandat. Elle figure dans le contrat de syndic, souvent annexé au procès-verbal de l’assemblée générale qui l’a approuvé.
Repérez aussi les conditions de fin de contrat, les prestations incluses, les frais particuliers et les obligations de transmission en cas de changement.
2. Préparer un syndic remplaçant
Ne demandez jamais la fin du mandat sans solution de remplacement. Une copropriété sans syndic se retrouve vite bloquée : appels de fonds, assurances, sinistres, contrats d’entretien, travaux urgents.
Demandez au moins un projet de contrat concurrent. Pour une mise en concurrence plus solide, comparez deux ou trois propositions avec la fiche d’information sur le prix et les prestations.
Art. Contrat type — Décret du 26 mars 2015
Le contrat de syndic doit respecter le modèle type prévu par le décret du 26 mars 2015, afin de faciliter la comparaison des prestations forfaitaires, des frais particuliers et de la durée du mandat.
Pour approfondir cette étape, consultez notre guide pilier : changer de syndic de copropriété.
3. Envoyer la lettre en recommandé
Envoyez la demande d’inscription à l’ordre du jour en recommandé avec accusé de réception. Joignez le projet de résolution et le projet de contrat du syndic candidat.
Si la copropriété est située à Biarritz, Anglet ou Bayonne, anticipez les périodes de forte indisponibilité : vacances scolaires, saison estivale, résidences secondaires, assemblées avec beaucoup de pouvoirs.
4. Vérifier la convocation
Quand la convocation arrive, contrôlez trois points :
- la résolution de fin de mandat ou de résiliation est bien présente ;
- le contrat du nouveau syndic est annexé ;
- la date de prise d’effet du nouveau contrat est claire.
Une résolution mal rédigée peut créer une zone grise entre l’ancien et le nouveau syndic. C’est particulièrement risqué pour les copropriétés avec travaux en cours, sinistre ouvert ou appels de fonds importants.
5. Voter en assemblée générale
La désignation du syndic se vote à la majorité absolue, dite majorité de l’article 25. Si la majorité requise n’est pas atteinte mais que le projet recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut être possible selon les règles applicables.
Le procès-verbal doit mentionner le syndic désigné, la durée du mandat, la date de fin du contrat sortant et la date de début du nouveau contrat.
6. Organiser la reprise des archives
Après l’AG, le nouveau syndic doit récupérer les documents. L’ancien syndic remet notamment la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires, les archives et les documents dématérialisés dans les délais prévus par l’article 18-2 de la loi de 1965. L’état des comptes des copropriétaires et du syndicat intervient ensuite, dans les deux mois suivant le délai d’un mois, après apurement et clôture.
Chez Gentil Syndic, cette reprise est suivie dans un espace en ligne. Le conseil syndical peut voir les documents reçus, les pièces manquantes et les actions en cours.
Exemple concret sur la Côte Basque
💡 Exemple concret — Résidence Les Vagues, Biarritz (64200)
La résidence Les Vagues à Biarritz compte 24 lots, dont plusieurs résidences secondaires. Le contrat du syndic arrive à échéance le 30 septembre 2026. Le conseil syndical envoie une lettre recommandée en juin pour demander l’inscription à l’ordre du jour du non-renouvellement, de la désignation de Gentil Syndic et de la date de transition. L’AG est convoquée en juillet, avec le contrat annexé. Les copropriétaires votent le changement à la majorité de l’article 25, avec prise d’effet le 1er octobre 2026.
Dans ce cas, la copropriété évite la résiliation anticipée. Elle ne cherche pas à prouver une faute. Elle organise simplement la fin du mandat et la succession avec un nouveau syndic.
Ce type de préparation est utile sur la Côte Basque. Les immeubles de Biarritz et Saint-Jean-de-Luz peuvent combiner résidences secondaires, contraintes de ravalement, travaux en secteur soumis aux Architectes des Bâtiments de France et forte pression saisonnière. Une transition mal calée peut bloquer un chantier ou retarder un appel de fonds.
Pour les copropriétés locales, vous pouvez aussi consulter nos pages dédiées : syndic Biarritz, syndic Bayonne et syndic Anglet.
Pourquoi passer par Gentil Syndic ?
Changer de syndic ne se limite pas à envoyer une lettre. Il faut rédiger la résolution, vérifier la convocation, sécuriser le vote, organiser la reprise des archives et remettre la gestion en ordre.
Gentil Syndic accompagne les copropriétés de la Côte Basque avec une approche locale et moderne, dans les Pyrénées-Atlantiques (64) et le périmètre de la Communauté d’Agglomération Pays Basque (CAPB) :
- préparation du courrier et du projet de résolution ;
- contrat clair, adapté à la taille de la copropriété ;
- reprise des archives suivie en ligne ;
- dashboard pour le conseil syndical ;
- réponse rapide aux copropriétaires ;
- connaissance des enjeux du Pays Basque : BAB, résidences balnéaires, immeubles anciens, saisonnalité, PLU communaux et travaux en zone urbaine dense.
Si votre copropriété est à Biarritz, Bayonne, Anglet, Bidart, Guéthary, Ciboure, Hendaye ou Saint-Jean-de-Luz, l’objectif est simple : sortir d’une gestion opaque sans créer de rupture dans le quotidien de l’immeuble.
Votre mandat de syndic arrive bientôt à échéance ? Envoyez-nous votre dernier PV d'AG et votre contrat actuel. Gentil Syndic vous indique les étapes à suivre et prépare une proposition adaptée.
Demander un devis →Les erreurs à éviter
Envoyer une simple lettre de rupture
Un copropriétaire seul ne peut pas mettre fin au mandat du syndic par courrier. La lettre sert à déclencher l’inscription à l’ordre du jour. La décision appartient à l’assemblée générale.
Confondre non-renouvellement et résiliation anticipée
Le non-renouvellement intervient à l’échéance du contrat. La résiliation anticipée intervient avant le terme et suppose un motif solide. Les deux démarches ne se rédigent pas de la même façon.
Ne pas joindre de contrat concurrent
Demander la fin du mandat sans nouveau contrat crée un risque de vacance. Service-Public recommande de préparer le remplacement avant le vote, notamment avec des projets de contrats et fiches d’information sur les prix et prestations.
Oublier les délais de convocation
La convocation doit respecter le délai légal. Si votre courrier arrive trop tard, le syndic peut reporter la question à l’assemblée suivante. Anticipez au moins plusieurs semaines avant l’envoi des convocations.
Voter une date de transition floue
La date de fin du contrat sortant et la date de début du nouveau contrat doivent être cohérentes. En pratique, la prise d’effet intervient au plus tôt un jour franc après l’AG lorsque la rupture est votée.
🚫 Erreurs fréquentes
- Envoyer une simple lettre de rupture en pensant qu’elle suffit à mettre fin au mandat.
- Confondre non-renouvellement en fin de contrat et résiliation anticipée pour faute.
- Ne pas joindre le contrat du syndic candidat à la demande d’inscription à l’ordre du jour.
- Oublier le délai de convocation et envoyer la demande trop tard.
- Voter une date de transition floue entre l’ancien et le nouveau mandat.
⚠️ Point de vigilance
Si votre copropriété veut résilier le mandat avant son terme, documentez les manquements avant l’envoi du courrier : procès-verbaux, relances restées sans réponse, factures impayées, contrats non suivis, absence de compte séparé. Une rupture mal justifiée peut exposer le syndicat des copropriétaires à une demande d’indemnisation.
Confondre changement de syndic et quitus
Le quitus donné au syndic n’est pas une condition pour changer de syndic. La copropriété peut désigner un nouveau syndic même si elle refuse le quitus ou si elle souhaite garder la possibilité de contester certains actes de gestion. Si le sujet est sensible, traitez le quitus dans une résolution séparée de la désignation du nouveau syndic.