📋 En résumé
- Un contrat de syndic professionnel doit respecter le contrat type réglementaire prévu par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, intégré à l’annexe 1 du décret du 17 mars 1967.
- La durée du mandat doit être écrite avec une date de début et une date de fin ; elle ne peut pas dépasser 3 ans dans le cas général.
- Le conseil syndical doit comparer plusieurs projets de contrats et leurs fiches d’information prix/prestations avant l’assemblée générale, sauf exception.
- Les prestations courantes sont incluses dans le forfait annuel ; seules les prestations particulières listées par les textes peuvent être facturées en plus.
- L’état daté doit être identifié clairement : son tarif est plafonné à 380 € TTC.
- Sur la Côte Basque, la checklist doit aussi tester la disponibilité locale, la gestion saisonnière, le suivi des travaux et la reprise des archives.
Une checklist contrat syndic sert à éviter une erreur fréquente : comparer les syndics uniquement au prix par lot. Un contrat moins cher peut devenir coûteux si les visites sont insuffisantes, si les assemblées générales dépassent les horaires inclus, si les demandes restent sans réponse ou si la reprise des archives est mal organisée.
Le bon réflexe consiste à vérifier le contrat avant le vote. Le projet de contrat et la fiche d’information prix/prestations doivent permettre aux copropriétaires de comprendre ce qui est inclus, ce qui sera facturé en plus et comment le syndic travaillera concrètement.
Cette checklist s’adresse aux conseils syndicaux et copropriétaires qui préparent une mise en concurrence du syndic, un changement de syndic de copropriété ou le renouvellement d’un mandat existant. Elle est pensée pour les copropriétés de la Côte Basque dans les Pyrénées-Atlantiques (64) : Biarritz (64200), Bayonne (64100), Anglet (64600), Bidart (64210), Saint-Jean-de-Luz (64500) et les autres communes de la Communauté d’Agglomération Pays Basque (CAPB).
Checklist contrat syndic : les 30 points à vérifier
Avant de transmettre un contrat aux copropriétaires, le conseil syndical peut cocher ces 30 points. L’objectif n’est pas de tout négocier ligne par ligne. Il faut surtout repérer les zones de risque : contrat non conforme, forfait trop flou, disponibilité insuffisante, frais hors forfait mal compris ou transition mal cadrée.
| Zone à vérifier | Point de contrôle | Pourquoi c’est important |
|---|---|---|
| Conformité | Le document suit bien le contrat type réglementaire | Le syndic professionnel ne peut pas proposer une trame libre |
| Parties au contrat | Le syndicat des copropriétaires est correctement identifié | Une erreur d’adresse ou d’immatriculation fragilise le dossier |
| Syndic | Carte professionnelle, garantie financière et assurance RCP sont indiquées | Ces éléments sécurisent les fonds et la responsabilité du syndic |
| Décision d’AG | La résolution de désignation est prévue | Le même vote désigne le syndic et approuve son contrat |
| Durée | Date de début et date de fin sont écrites | Un contrat sans calendrier clair complique le changement suivant |
| Durée maximale | Le mandat ne dépasse pas 3 ans dans le cas général | C’est la limite applicable au syndic professionnel |
| Mise en concurrence | Plusieurs projets de contrats sont comparés | Le conseil syndical doit pouvoir objectiver son choix |
| Fiche prix/prestations | La fiche d’information est jointe | Elle rend les offres comparables rapidement |
| Forfait annuel | Le montant TTC est lisible | C’est la base de comparaison entre syndics |
| Nombre de lots | Le prix est rapporté aux bons lots principaux | Les lots secondaires peuvent fausser la lecture |
| Réunions incluses | Nombre et durée des réunions avec le conseil syndical | Point sensible pour les immeubles avec travaux ou sinistres |
| Visites incluses | Nombre de visites d’immeuble et compte rendu prévu | Essentiel pour les résidences balnéaires et immeubles anciens |
| AG annuelle | Durée, plage horaire et modalités sont précisées | Les dépassements peuvent coûter cher |
| AG supplémentaire | Tarif horaire ou forfaitaire clair | Utile si changement de syndic, travaux ou urgence |
| Extranet | Accès en ligne sécurisé pour les documents | Le syndic professionnel doit le proposer, sauf dispense votée par l’AG |
| Documents conseil syndical | Relevés bancaires, balances, procédures et garanties disponibles | Le conseil syndical doit contrôler la gestion |
| Documents copropriétaires | Règlement, carnet d’entretien, PV et contrat en cours accessibles | Base minimale de transparence |
| Compte bancaire séparé | Compte au nom du syndicat des copropriétaires | À vérifier sur les relevés, pas seulement dans le contrat |
| Fonds travaux | Compte spécifique mentionné | Indispensable pour suivre les provisions de travaux |
| Budget | Méthode de préparation du budget prévisionnel | Évite les appels de fonds mal anticipés |
| Impayés | Processus de relance et recouvrement détaillé | Sujet sensible dans les petites copropriétés |
| Sinistres | Délai de déclaration et suivi des assurances | Important sur la Côte Basque, avec humidité et épisodes météo |
| Travaux | Modalités de consultation des entreprises | Le conseil syndical doit garder une vraie visibilité |
| Prestations particulières | Liste et tarifs séparés du forfait | Les suppléments doivent rester lisibles et limités |
| Frais d’affranchissement | Remboursement au réel prévu | Les frais administratifs génériques sont à refuser |
| État daté | Tarif clairement indiqué, dans la limite de 380 € TTC | Le vendeur doit anticiper ce coût lors d’une mutation |
| Reprise des archives | Planning de récupération après changement de syndic | Une mauvaise reprise bloque souvent la transition |
| Délai de réponse | Engagement opérationnel mesurable | Demander un délai écrit évite les promesses vagues |
| Présence locale | Visite préalable de l’immeuble et connaissance du secteur | Indispensable à Biarritz, Bayonne, Anglet ou Saint-Jean-de-Luz |
| Sortie de mandat | Conditions de fin, résiliation ou non-renouvellement comprises | Prépare le prochain vote sans urgence |
⚠️ Point de vigilance
Ne comparez pas seulement le prix annuel. Deux contrats au même tarif peuvent produire une gestion très différente si l’un inclut deux visites, un vrai suivi en ligne et une réunion conseil syndical, tandis que l’autre facture rapidement les échanges supplémentaires.
Qu’est-ce qu’un contrat de syndic ?
Le contrat de syndic est le mandat qui lie le syndicat des copropriétaires au syndic chargé d’administrer l’immeuble. Il fixe la durée de la mission, la rémunération, les prestations incluses, les prestations particulières et les conditions d’exécution.
Le syndic est l’organe exécutif de la copropriété. Il exécute les décisions d’assemblée générale, applique le règlement de copropriété, prépare le budget, tient la comptabilité, recouvre les charges, convoque l’assemblée générale et conserve les documents de la copropriété.
Le contrat n’est donc pas un simple devis. C’est le document qui organise la relation quotidienne avec le gestionnaire : appels de fonds, accès aux documents, gestion des sinistres, suivi des travaux, réunions avec le conseil syndical, assemblée générale, archives et communication avec les copropriétaires.
Sur la Côte Basque, ce point est encore plus concret. Une résidence de Biarritz avec locations saisonnières, un immeuble ancien à Bayonne avec contraintes patrimoniales ou une copropriété d’Anglet avec parkings et espaces verts n’ont pas les mêmes besoins de présence terrain. Le contrat doit refléter cette réalité.
Ce que dit la loi sur le contrat type
Art. 18-1 A — Loi n°65-557 du 10 juillet 1965
Le contrat de syndic respecte un contrat type défini par décret en Conseil d'Etat. Les prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire sont limitativement énumérées.
Art. Annexe 1 — Décret du 26 mars 2015
Le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définit le contrat type de syndic et la liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire.
Art. 28 — Décret du 17 mars 1967
La durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années. Le renouvellement du mandat doit faire l'objet d'une décision expresse de l'assemblée générale.
Le contrat type a été créé pour rendre les contrats comparables. Avant la loi ALUR, les syndics pouvaient présenter des trames très différentes. Les conseils syndicaux devaient alors repérer seuls les clauses floues, les doublons et les frais ajoutés.
Depuis le décret de 2015, le principe est plus clair : le syndic professionnel utilise le contrat type. Le forfait annuel couvre la gestion courante. Les prestations particulières ne peuvent être facturées en supplément que dans les limites prévues par les textes.
Le projet de contrat doit être annexé à la convocation lorsque l’assemblée générale doit désigner le syndic. Si le contrat n’a pas été joint, la décision peut être contestée par un copropriétaire absent ou opposant.
Durée du contrat de syndic
La durée doit être déterminée. Le contrat doit indiquer une date de début et une date de fin.
Dans le cas général, le mandat du syndic professionnel ne peut pas dépasser 3 ans. Si le syndic ou une personne liée à lui a participé à la construction de l’immeuble comme promoteur ou architecte, la durée maximale est de 1 an.
Pour une copropriété qui envisage de résilier le mandat du syndic ou de ne pas le renouveler, ce calendrier est central. Il permet d’anticiper la mise en concurrence, l’ordre du jour et la transmission des projets de contrats.
Vote du contrat en assemblée générale
La désignation du syndic se vote à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Les projets de contrats sont examinés les uns après les autres et la même décision désigne le syndic et approuve son contrat de mandat.
Si aucun candidat n’obtient la majorité absolue, mais qu’un projet recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote immédiat peut être organisé à la majorité de l’article 24.
Honoraires : ce qui doit être inclus ou facturé à part
Le point le plus sensible d’un contrat de syndic est rarement le titre du document. C’est la frontière entre le forfait et les prestations particulières.
Le forfait couvre la gestion courante. L’annexe du décret du 17 mars 1967 prévoit que la rémunération forfaitaire annuelle du syndic professionnel est convenue entre les parties et rémunère les prestations relevant du forfait. Les prestations particulières, elles, sont encadrées séparément.
| Poste à comparer | À vérifier dans le contrat | Risque si c’est flou |
|---|---|---|
| Forfait annuel TTC | Montant global et période couverte | Comparaison impossible entre candidats |
| Réunions conseil syndical | Nombre, durée et plage horaire incluses | Facturation dès la première réunion utile |
| Visites d’immeuble | Fréquence, compte rendu, présence du gestionnaire | Absence de suivi terrain |
| Assemblée générale | Durée incluse, horaire, préparation et PV | Suppléments en cas de dépassement |
| AG supplémentaire | Tarif horaire ou forfaitaire | Coût mal anticipé en cas de travaux |
| Prestations particulières | Liste et tarifs conformes à l’annexe réglementaire | Double facturation ou ligne abusive |
| Frais d’envoi | Frais postaux au réel | Frais administratifs génériques injustifiés |
| État daté | Tarif TTC et bénéficiaire de la facturation, avec plafond de 380 € TTC | Surprise pour le copropriétaire vendeur |
| Extranet | Documents accessibles et profils différenciés | Transparence insuffisante |
| Reprise des archives | Méthode, délai, interlocuteur | Transition lente après changement |
🚫 Erreur fréquente
Un contrat de syndic n’a pas à inventer des “frais administratifs” génériques en plus du forfait. Lorsque des frais d’envoi sont dus, ils doivent être distingués des honoraires et rattachés aux envois réellement engagés. Pour l’état daté, le montant maximal applicable aux honoraires et frais du syndic est de 380 € TTC.
Exemple concret sur la Côte Basque
💡 Exemple concret — Résidence Les Tamaris, Biarritz (64200)
La copropriété Les Tamaris compte 18 lots principaux, un parking, un local vélos et une façade exposée à l’air marin. Le conseil syndical reçoit deux contrats de syndic avant l’assemblée générale. Le premier annonce un forfait annuel plus bas, mais ne prévoit qu’une visite d’immeuble et aucune réunion avec le conseil syndical. Le second inclut deux visites, une réunion annuelle, un dashboard de suivi en ligne et une procédure de reprise des archives. Pour une résidence balnéaire avec ravalement à préparer, le second contrat peut être plus robuste, même si son forfait paraît supérieur.
Dans cet exemple, le bon critère n’est pas seulement le montant annuel. Il faut regarder le besoin réel de la copropriété. Une façade à Biarritz ou Saint-Jean-de-Luz peut exiger un suivi technique plus régulier. Un immeuble du centre de Bayonne peut devoir composer avec des contraintes patrimoniales, le PLU ou les avis de l’Architecte des Bâtiments de France selon son périmètre. Une résidence d’Anglet peut avoir des enjeux d’espaces verts, parkings et copropriétaires occupants à l’année.
Pour une copropriété de la Communauté d’Agglomération Pays Basque, la checklist doit donc inclure trois questions locales :
- Le syndic connaît-il les entreprises et contraintes du secteur ?
- Le contrat prévoit-il assez de présence terrain pour l’immeuble ?
- Les copropriétaires disposent-ils d’un suivi en ligne clair entre deux assemblées générales ?
Gentil Syndic accompagne les copropriétés de la Côte Basque avec une gestion locale, des outils modernes et un suivi lisible pour le conseil syndical. Pour une résidence à Biarritz, Bayonne, Anglet ou Saint-Jean-de-Luz, le contrat doit toujours être comparé à la réalité de l’immeuble.
Vous souhaitez comparer votre contrat de syndic ? Gentil Syndic vous accompagne dans la lecture du contrat, la mise en concurrence et la préparation du vote en AG sur la Côte Basque. Réponse sous 48h.
Demander un devis →Les risques et erreurs à éviter avant le vote en AG
La première erreur consiste à demander “un devis syndic” sans demander le projet de contrat complet. Un prix isolé ne suffit pas. Il faut le contrat type rempli, la fiche d’information prix/prestations, les horaires inclus, les prestations particulières et les modalités de reprise.
La deuxième erreur consiste à attendre la convocation d’AG pour regarder le contrat. À ce stade, il est souvent trop tard pour comparer sérieusement. Le conseil syndical doit demander les propositions plusieurs semaines avant l’envoi de la convocation.
La troisième erreur consiste à ignorer les conditions de sortie. Si la copropriété change de syndic, la reprise des archives, des accès bancaires, des contrats fournisseurs, des sinistres et des dossiers travaux doit être anticipée.
La quatrième erreur consiste à ne pas adapter la lecture au contexte local. Sur la Côte Basque, certaines copropriétés ont des résidences secondaires, des locations saisonnières, des sinistres liés à l’humidité, des contraintes de façade ou des travaux votés avec une présence variable des copropriétaires. Le syndic doit pouvoir travailler dans ce contexte.
La cinquième erreur consiste à voter un syndic sans vérifier son organisation opérationnelle : nombre de copropriétés suivies par gestionnaire, délai de réponse, canal de communication, accès en ligne, compte rendu de visite, suivi des demandes et disponibilité pendant les périodes de tension.
🚫 Erreurs fréquentes
Le prix le plus bas, un contrat incomplet ou une reprise d’archives mal cadrée peuvent coûter plus cher que l’écart de forfait annuel. Avant le vote, demandez les documents complets, posez les questions par écrit et refusez les frais hors forfait formulés trop vaguement.
Comment utiliser cette checklist en 5 étapes
1. Rassemblez les documents
Demandez à chaque syndic candidat le projet de contrat, la fiche d’information prix/prestations, les attestations professionnelles, le détail du forfait, les prestations particulières et les modalités de reprise.
Ajoutez les documents de la copropriété : règlement, budget prévisionnel, derniers PV d’AG, carnet d’entretien, contrats en cours, sinistres ouverts, travaux votés ou envisagés.
2. Comparez les contrats à périmètre identique
Ne comparez pas un forfait isolé avec un contrat complet. Ramenez chaque proposition au même périmètre : nombre de visites, nombre de réunions, durée de l’AG, outils en ligne, coût des prestations particulières et accompagnement de transition.
Pour une copropriété avec travaux, ajoutez une ligne spécifique sur la capacité du syndic à consulter les entreprises, suivre les devis, préparer les votes et rendre compte au conseil syndical.
3. Notez les écarts visibles
Attribuez une note simple à chaque point : conforme, à clarifier, risque. Les points “à clarifier” doivent faire l’objet d’une question écrite au syndic candidat. Les points “risque” doivent être discutés avant toute inscription à l’ordre du jour.
4. Sécurisez l’ordre du jour
Le projet de contrat du syndic candidat doit être transmis pour être joint à la convocation. La résolution doit être claire : désignation du syndic, approbation du contrat, durée du mandat et prise d’effet.
Pour préparer cette étape, vous pouvez utiliser notre modèle de résolution changement de syndic et notre page pilier changer de syndic de copropriété.
5. Préparez la transition
Si le vote désigne un nouveau syndic, la période suivante est décisive. Listez les archives, les accès bancaires, les contrats fournisseurs, les dossiers sinistres, les procédures en cours et les travaux à suivre.
Un bon contrat ne vaut que s’il se traduit par une reprise opérationnelle rapide. C’est particulièrement important dans les petites copropriétés du BAB, où un retard de transition peut bloquer un devis, un appel de fonds ou une déclaration de sinistre.